Managers : Réussissez vos entretiens individuels

Rencontrer ses collaborateurs

Les entretiens individuels sont l’occasion pour le manager et son collaborateur de faire un bilan intermédiaire sur la période écoulée en cours d’année.

 

Qu’ils soient planifiés de façon hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle, ils sont toujours un moment privilégié pour échanger sur les événements marquants de la période passée ainsi que les actions à venir au sein de l’organisation.

 

Essayons en quelques lignes de comprendre pourquoi ces entretiens individuels entre un manager et son collaborateur sont essentiels.

 

Pourquoi se rencontrer si on se voit tous les jours ?

 

C’est la question qui m’a été posée par un groupe de stagiaires pour lesquels j’animais un stage de formation sur le métier de manager lorsque nous avons abordé le sujet des entretiens individuels.

Effectivement, dans nos environnements de travail actuels, nous avons pour habitude de faciliter la communication entre les collaborateurs et managers (open space, politique de la porte du bureau toujours ouverte, rencontres informelles à la machine à café, messagerie instantanée interne, emails, appels…).

Nous pourrions alors croire qu’il n’est pas nécessaire de planifier des rencontres formelles avec nos collaborateurs car lorsqu’ils ont un point à aborder avec nous, ils ont généralement l’opportunité de le faire immédiatement.

Pour répondre à cette question, je poserais une question à mon tour :

Est-il plus intéressant d’être dans l’anticipation ou dans la réaction (sur le long terme) ?

Nous avons pris l’habitude d’obtenir ce que nous souhaitons presque immédiatement :

  • une réponse à une question
  • un coup de main sur un dossier
  • une signature

Et le quotidien ne nous laisse que peu de temps pour « faire une pause » et prendre du recul sur nos actions.

Nous avons pris l’habitude de répondre machinalement « très bien » à la question « comment vas-tu ? ». Il est en effet impensable de montrer la moindre faiblesse dans les organisations actuelles, nous nous devons d’être au meilleur de notre forme tous les jours et le montrer (ou essayer).

Est-ce toujours la vérité ?

On court, on fait au mieux, quand ça ne vas pas on colle une rustine et on serre les dents.

Ce rythme ne fonctionnera qu’un temps !

 

Prendre le temps de marquer une pause et prendre du recul.

 

L’entretien en face à face est le moment idéal pour marquer une pause, mettre son activité de côté quelques instants et s’asseoir pour avoir un échange réel et sincère.

 

Quelles bonnes pratiques mettre en oeuvre pour réussir son entretien ?

 

Planifier, donner de la visibilité à son collaborateur.

 

L’idée est d’organiser et d’inscrire dans les agendas des rencontres récurrentes.

Ceci permettra à votre collaborateur d’avoir de la visibilité sur les moments où il pourra vous rencontrer pour aborder des sujets de fond.

Cela ne doit pas être compris comme : « On se voit tous les 5 du mois, donc garde tes questions en attendant » mais plutôt comme « Nous continuons à traiter ensemble le quotidien quand cela est nécessaire et nous avons en prime cet espace de temps pour les sujets qui nécessitent une réflexion plus importante ».

Le fait d’inscrire ces rendez-vous dans le temps peut vous permettre de mesurer régulièrement l’atteinte (ou l’avancée) d’un objectif fixé à votre collaborateur. La régularité et la fréquence des rencontres permettra d’ajuster l’objectif rapidement si nécessaire.

 

Préparer et faire préparer

 

Deux possibilités à ce niveau :

  • Vos entretiens suivent une structure identique à chaque rencontre (Période passée – Souhaits, difficultés, besoins actuels – période future et engagements réciproques…)
  • Vos entretiens aborderont des thèmes différents en fonction de l’actualité du moment

Dans les deux cas, envoyez le contenu de l’entretien lorsque vous invitez votre collaborateur et demandez lui de préparer les sujets en amont en précisant ce que vous attendez précisément.

Faire préparer met dans l’action, vous assure que votre collaborateur apportera sa contribution à l’entretien et en sera l’acteur principal. Vos entretiens n’en seront que plus fluides.

 

Sortir du cadre et s’isoler.

 

On ne reçoit pas son collaborateur sur « un coin de table ».

Les sujets que vous allez aborder avec lui ne concernent pas ses collègues.

Recevoir votre collaborateur dans une salle fermée vous permet de sortir du cadre (réellement mettre en pause son activité). Il a besoin d’être dans de bonnes conditions matérielles pour prendre du recul et se sentir réellement valorisé.

 

Faire parler.

 

Il ne s’agit pas de votre entretien mais de celui de votre collaborateur.

Si la préparation à été correctement réalisée, il va avoir des sujets à aborder avec vous.

Essayez, de respecter un temps de parole avec une proportion 80/20 en faveur de la personne que vous recevez.

Essayez de faire en sorte que les solutions (s’ils y a des problématiques à traiter) viennent de votre collaborateur. Si besoin, aidez-le dans sa réflexion ou réorientez la; mais attendez que les propositions vous parviennent.

Il est plus motivant de tenir des engagements que l’on a proposé soi-même.

 

Formaliser ce qui s’est dit.

 

Rédigez, ou faîtes rédiger un bref compte rendu de ce qui s’est dit lors de votre entretien (simple et factuel).

Ce dernier permettra de conserver une mémoire de vos échanges mais également de valider la bonne compréhension et l’engagement de votre collaborateur.

 

Et vous, comment se passent vos entretiens ? Parlons-en dans les commentaires.

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